Sex smärtfria sätt att dra ner budgeten för IT-utveckling
Det är dags att budgetera för nästa år och kostnaderna måste ner. Marknadsbudgeten har redan dragits ner i flera års tid, så en ytterligare neddragning skulle innebära att marknadschefen måste lägga all sin tid på att sätta upp A4-lappar på lyktstolpar. Du har länge sneglat på den årligen svällande produktutvecklingsbudgeten, men varje gång frågan om neddragning kommer upp har CTO:n med en svårbegriplig men övertygande förklaringsmodell för varför neddragning inte är möjlig om produktleveranserna ska kunna fortsätta i samma takt. Personal går inte att säga upp och de IT-konsulter som finns fyller alla viktiga gap som det inte finns personal för.
Jag har varit VD i flera teknikintensiva bolag och vet att det inte är lätt att argumentera med teknikchefer. De har ett enormt kunskapsövertag över oss vanliga dödliga och man vill inte köra över någon som vet bättre i en företagsstrategisk fråga. Det är lönnlöst att försöka sälja in konkreta lösningar till någon med informationsövertag som redan har satt sitt prestige på att det inte finns några. Hon eller han kommer att skjuta ner dem med argument du inte är kompetent nog för att förstå. Men sanningen är att det alltid finns lösningar. De är bara inte alltid så lätta som att byta ut en och annan konsult.
Troligtvis behöver ni bryta ut hela delar av utvecklingen och/eller systemdriften och lägga ut på extern aktör. Sådant kan kräva omfattande förändringar i hur teknikorganisationens arbete är organiserat. Det bästa du kan göra som beslutsfattare är att sätta förväntningarna rätt. Gör det tydligt att du förväntar dig en ny organisatorisk lösning och att du är beredd på att det kommer kräva mycket tid och ansträngningar av teknikchefen att få till. Visa förtroende för den du delegerar detta till att hitta den optimala lösningen, men visa också att du på övergripande nivå förstår att följande är möjligt:
1 Mikrotjänster och autonoma moduler
Stora och monolita system går att bryta upp i moduler och mikrotjänster som alla kommunicerar med systemkärnan via ett API, men som var för sig inte behöver vara särskilt komplexa. Olika mikrotjänster kan skrivas i olika språk och utvecklas oberoende av varandra, vilket gör att man kan lägga ut dem på externa leverantörer som inte behöver ha någon djupare kunskap i hur resten av systemet är uppbyggt.
2 Automatisering av standardprocesser
Vissa delar av utvecklingsprocessen går att automatisera eller systematisera, så att de enklare kan lyftas från egna anställda och delegeras till tredje part. Till exempel, om ni inte har egna testare måste era utvecklare lägga en del av sin tid på testning — eller på fixande av buggar som inte hade uppstått om man testade ordentligt.
3 Färdiga lösningar istället för egna utvecklingsprojekt
Inget är nytt under solen och det system som teknikchefen säger att ni behöver måste kanske inte alltid vara helt unikt och exklusivt. Ingenjörer tenderar att vara skeptiska till standardlösningar (ofta med rätta) då ett licenserat system innebär oftast kompromisser i termer av funktionalitet, begränsningar i insyn (här kan säkerhetsaspekter komma på tal), behov av översyn av nuvarande processer och integration med andra system. Utvecklare brukar även vara måttligt entusiastiska för att behöva förstå och jobba med annans kod. De brukar föredra att skriva egen kod från början såsom man anser att den ska vara. Som utvecklare vill man helst inte behöva utstå en massa generisk kod som man inte förstår och som inte relevant för det rådande behovet. Denna grundinställning är ofta sund och långsiktigt problemförebyggande, men inte alltid. När resurserna är begränsade kan fördelarna med standardsystem (oftast snabbare på plats och billigare) väga över, så att ni kan koncentrera resurserna på det som verkligen måste vara unikt. Du kommer i varje fall att behöva att förlita dig på teknikchefens uppfattning i denna fråga, men du kan hjälpa till att utmana dennes eventuella förutfattade mening mot standardsystem genom att begära en noggrann analys av befintliga system innan ni satsar på att bygga eget.
4 Insourca det unika, outsourca det sekundära
Ovanstående åtgärder gör det möjligt att bryta ut arbetsuppgifter som med fördel kan läggas ut på billigare externa leverantörer. Se det inte bara som en besparingsmöjlighet, utan som en möjlighet att frigöra tid hos dina egna medarbetare och distribuera om arbetsuppgifter mellan konsulter och anställda. Låt dina utvecklare fokusera på uppgifter som ligger närmast er kärnverksamhet och är därför svårare att outsourca. Det blir både säkrare och effektivare än att blanda in konsulter i kärnverksamheten för att dina anställda är för upptagna med grejer som med fördel kan läggas på konsulter.
5 Slarva inte med upphandlingen
Det kan kännas tryggt att vända sig till leverantörer man redan har jobbat med tidigare när man man behöver outsourca utveckling. Många bolag gör felet att de upphandlar mest för syns skull, men bjuder i praktiken bara in ett fåtal redan bekanta bolag vars villkor och timarvoden man egentligen redan känner till. Det är också vanligt att man helt missar att bjuda in IT-konsultbolag utanför Sverige till upphandlingen, vilket begränsar möjligheten att göra ordentliga besparingar. Det misstaget har sina rötter i tiden före COVID-19 då IT-konsulterna ofta kunde sitta på kundens fysiska kontor, vilket gav svenska IT-konsultbolag en praktisk fördel. Bolag som inte har någon vana av att upphandla konsulter utanför Sverige kan ha svårt att veta vilka leverantörer man ska bjuda in och hur det ska gå till. Om detta är problem ni har kan ni med fördel använda Tendelins upphandlingsverktyg som är helt gratis och där man både kan bjuda in egna leverantörer men även få offerter från kvalitetssäkrade IT-konsultbolag utanför Sverige.
6 Ta in extern expertis och referenser
Ett sätt att unvika låsningar i frågor där det finns risk för subjektivitet, förutfattade meningar eller skeva incitament hos dem som sitter på kompetensen, är att ta hjälp av en tredje part. Det kan vara värt att bjuda in en extern teknisk expert för att granska läget och bedöma rimligheten och långsiktigheten i de föreslagna besparingsåtgärderna, samt eventuellt föreslå nya. Experten kan ta in dina tekniska medarbetares perspektiv utan att vara personligen engagerad. Om du är osäker på om era IT-konsulter är för dyra och vill snabbt jämföra med vad ett utländskt konsultbolag skulle kosta, kan du använda Tendelins priskalkylator som referens. Där kan du få en uppskattning på vad olika typer av kompetenser och konsultprofiler skulle kosta.
